Pas d’obligation de classer les courriels de manière à en permettre l’accès

This post is in: June 14, 2017

L’organisme public demande à la Commission d’accès à l’information l’autorisation de ne pas tenir compte de la demande d’accès, en vertu de l’article 137.1 de la Loi sur l’accès, puisqu’elle serait abusive par le nombre de documents qui y sont visés. Il ne serait pas capable de traiter les 31 000 courriels par intervenant et y répondre dans le délai de vingt ou trente jours prévu par cette loi, à savoir dans un délai raisonnable.

La Commission estime que la demande de l’intimé est d’une telle ampleur qu’elle est colossale. Elle est abusive par le nombre de documents visés par la demande, à savoir 31 000 courriels par intervenant, y compris les documents joints. Il est évident que la responsable de l’accès n’aurait pas été capable de la traiter dans un délai raisonnable sans paralyser les autres activités de l’organisme, et ce, même si elle avait été accompagnée d’une autre avocate à temps plein. Au surplus, pour procéder au traitement de cette demande, la responsable de l’accès devrait respecter toutes les étapes nécessaires, afin de s’assurer que les documents visés par la demande ne contiendraient que les renseignements accessibles en vertu de la Loi sur l’accès, ce qui est impossible dans les délais, considérant leur nombre.

L’intimé souligne que l’organisme aurait dû avoir un système de classement, en vertu de l’article 16 de la Loi sur l’accès, ce qui lui aurait permis de repérer facilement les documents visés par sa demande. La Commission reconnaît que selon cet article, un organisme doit classer ses documents afin de faciliter le repérage. Cependant, le système de classement n’est pas en jeu dans la présente cause. La preuve démontre plutôt l’impossibilité pour la responsable de l’accès de traiter la demande de l’intimé et de faire parvenir à celui-ci une décision, quant à l’accessibilité de près de 31 000 courriels par intervenant, dans un délai raisonnable, soit dans le délai de vingt ou trente jours, comme le prévoit la Loi sur l’accès. La Commission accorde l’autorisation d’ignorer la demande d’accès.